Analisis Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem Informasi Perpustakaan berasal dari kata sistem dan informasi sedangkan perpustakaan sebagai kaitannya. Sistem diartikan sebagai suatu totalitas himpunan dari berbagai interaksi dan bersama – sama mencapai suatu tujuan. Kemudian beralih ke informasi. Informasi merupakan sekumpulan data-data penelitian yang telah diproses dan diolah menggunakan metode tertentu guna menciptakan informasi yang berkualitas. Kualitas sebuah informasi tergantung dari tiga hal berikut, yaitu pertama pokok bahasan akurat, kedua tepat waktu dalam penyampaiannya, dan yang ketiga adalah relevan yakni dapat memberikan manfaat bagi para pembacanya. Dan sistem informasi diartikan sebagai suatu integrasi dari berbagai komponen untuk pengumpulan, peyimpanan, dan pengolahan dari komunikasi informasi. Sedangkan perpustakaan dapat diartikan sebagai koleksi bahan pustaka, dan perpustakaan tidak hanya sebagai kumpulan buku tanpa ada gunanya, tetapi secara prinsip perpustakaan harus dapat dijadikan atau berfungsi sebagai sumber informasi bagi setiap orang yang membutuhkan atau bisa juga disebut otak dunia karena di perpustakaan terdapat berbagai pemikiran – pemikiran manusia di seluruh dunia.

Sistem Informasi Perpustakaan adalah sistem yang dibuat untuk memudahkan petugas perpustakaan dalam mengelola suatu perpustakaan. Semua diproses secar komputerisasi yaitu digunakannya suatu software tertentu seperti software pengolah database. Petugas perpustakaan dapat selalu memonitor tentang ketersediaan buku, daftar buku baru, peminjaman buku dan pengembalian buku.

Dengan sistem ini, peminjaman buku maupun yang mengembalikan buku tidak perlu menunggu lama untuk proses peminjaman/pengembalian buku. Petugas perpustakaan pun tidak akan mengalami kesulitan dalam proses pelaporan kepada kepala perpustakaan. Berikut ini adlaah contoh diagram sistem informasi perpustakaan : 

        

Keterangan :

Pada gambar diagram diatas dapat dijelaskan bahwa sistem informasi perpustakaan diawali dengan adanya pengelola perpustakaan yang terdiri dari pegawai perpustakaan. Setiap pegawai perpustakaan (pustakawan) memiliki identitas diri yang berupa password nomor pegawai, nomor telepon pegawai, nama pegawai, ID pegawai, username pegawai, dan alamat rumah pegawai. Pegawai tersebut dikerahkan untuk mengelola perpustakaan, seperti memberikan pelayanan yang baik kepada para pemustaka, mengelola bahan koleksi perpustakaan, menjaga dan merawat bahan koleksi serta fasilitas yang ada di perpustakaan. Dalam pelayanan peminjaman buku maka hal yang harus diperhatikan dan perlu dicatat oleh pustakawan adalah tanggal peminjaman buku, kode peminjaman buku, dan tanggal pengembalian buku. Hal ini perlu dicatat sebagai tanda bukti peminjaman pada saat pengembalian buku yang telah dicatat pada saat peminjaman buku yaitu tanggal dan kode pengembalian serta menjaga bahan koleksi dari kecurangan yang dilakukan oleh pemustaka. Kemudian bahan koleksi atau buku yang terdapat didalam perpustakaan memiliki unsur-unsur seperti judul buku, kode buku, pengarang buku, kota penerbitan buku, nama penerbit buku, status buku layak apakah tidak untuk dibaca, tahun penerbitan buku, jumlah buku, jumlah eksemplar, pengelompokkan buku. Dengan adanya unsur-unsur tersebut didalam buku maka sangatlah mudah bagi pustakawan dalam penataan dan pengklasifikasian buku-buku didalam perpustakaan. Sementara itu perpustakaan juga memiliki program kerja yaitu pembuatan kartu anggota perpustakaan. Pembuatan kartu anggota perpustakaan bertujuan untuk memudahkan para pemustaka dalam menggunakan fasilitas dan pelayanan didalam perpustakaan seperti absensi masuk perpustakaan dan peminjaman pengembalian buku perpusakaan, serta sebagai tanda bukti bahwa pemustaka tersebut telah menjadi anggota perpustakaan. Kartu tanda anggota perpustakaan memiliki beberapa unsur seperti masa berlaku kartu tanda anggota, nama anggota, status anggota, nomor telepon anggota, tempat tanggal lahir anggota, ID anggota, alamat anggota, kelas anggota, dan jenis kelamin anggota.

            

            Tujuan dari analisis sistem informasi di perpustakaan adalah untuk mengetahui kondisi sistem yang sedang berjalan di perpustakaan dan menemukan kelemahan – kelemahan sistem yang berjalan. Tujuan lainnya adalah untuk membentuk sebuah sistem yang layak dan efektif untuk perpustakaan.

Dalam melakukan analisis, seorang sistem analis harus cukup tanggap terhadap pihak lain dan harus memiliki kemampuan bernegoisasi dan diplomasi sebaik kemampuan teknik analisa. Hal ini dibutuhkan pada saat terjadi silang pendapat dengan pihak lain yang tidak sependapat agar  diperoleh kesepakatan bersama pada sistem yang sedang dijalankan dan yang akan diterapkan.